برنامه ریزی جهت مقابله با ریسک های پروژه شامل فرآیند توسعه برنامه ها برای کم کردن تهدیدها و مقابله با ریسک هایی است که اولویت آنها بالاتر از سایر ریسک ها ارزیابی شده است.

در این مرحله از مدیریت ریسک باید اطمینان حاصل شود که ریسک های مهم و تاثیرگذار مورد توجه بیشتری قرار میگیرند.

مقابله با ریسک پروژه فناوری اطلاعات

 

در مطالب گذشته سایت در مورد مدیریت ریسک در فناوری اطلاعات ، گفته شد که هر عاملی که موجب انحراف و یا مشکلی در برنامه یا اجرای پروژه شود را میتوان به عنوان یک ریسک برای پروژه در نظر گرفت.

همچنین مطالبی در خصوص ریسک های معمول پروژه فناوری اطلاعات، تشخیص ریسک های پروژه فناوری اطلاعات، کنترل ریسک پروژه و تجزیه و تحلیل ریسک های پروژه در سایت ارائه شده است.

در این مطلب قصد داریم تا برنامه ریزی برای مقابله با ریسک پروژه فناوری اطلاعات را مورد بحث و بررسی قرار دهیم.

 

معمولاً متدولوژی ها و روش های زیر برای مقابله با ریسک پروژه به کار گرفته میشوند:

1- جلوگیری : برنامه ریزی و انجام فعالیت ها برای کم کردن احتمال و جلوگیری از وقوع ریسک ها

 

2- کم کردن اثرات مخرب ریسک

در صورتی که اقدامات پیشگیری از ریسک ها اثر بخش نباشند، برنامه ریزی برای اجرای کارهای اصلاحی در مقابله با اثرات منفی وقوع ریسک و همچنین کنترل تاثیرات ریک باید انجام گیرد که شامل به کارگیری طرح های جایگزین نیز میشود.

 

3- جذب تاثیرات منفی

برای ریسک هایی که از اولویت کمتری برخوردار هستند و نیز برای مواردی که کارهای اصلاحی، تاثیرات مورد نظر را نداشته باشند، جذب تاثیرات منفی و مقابله با آنها باید در برنامه پیش بینی شده باشد.

 

 

برنامه و طرح مدیریت ریسک باید به صورتی تنظیم شود که ریسک ها طبق اولویت و فوریت، مدیریت شده و نیز منابع و فعالیت های لازم در بودجه، زمان بندی و برنامه ریزی های دیگر پروژه برای مدیریت ریسک مد نظر قرار داده شود.

طرح مقابله با ریسک های پروژه فناوری اطلاعات باید بسیار با دقت و برنامه ریزی شده انجام شود و در طی آن فاکتورهای لازم را مد نظر قرار داد.

مهم ترین فاکتورهایی که باید در این مورد در نظر گرفته شوند عبارتند از:

1- متناسب بودن با ریسک ها

اختصاص منابع و زمان زیاد برای مقابله با ریسک هایی که از اولویت پایین و یا درجه احتمال وقوع کم برخوردار هستند، به هیچ وجه توجیه پذیر نیست.

از طرف دیگر نپرداختن کافی به ریسک های مهم و تاثیرگذار نیز بسیار خطرناک است.

در نتیجه برنامه ریزی و اختصاص منابع به ریسک ها باید تناسب با اولویت ریسک های پروژه و اندازه و اهمیت پروژه باشد.

 

2- هزینه محور بودن

هزینه کردن بی اندازه برای مقابله با ریسک ها میتواند کل پروژه را با خطر رو به رو سازد.

مدیریت هزینه در برنامه مقابله با ریسک پروژه باید به عنوان یک امر مهم مورد توجه قرار گیرد.

 

3- واقع بینانه بودن طرح

توسعه دادن برنامه های تئوریک و غیر قابل اجرا نه تنها باعث هدر رفتن وقت و منابع میگردد بلکه ممکن است تا حد زیادی انحرافی بوده و مشکلات بیشتری را حتی در مقایسه با نداشتن برنامه ریزی ایجاد کند.

برای نیل به این امر، توجه خاص به محدودیت ها و پیش فرض ها ضروری است.

 

4- زمان بندی : واضح است که هر طرحی باید با زمان بندی مشخص تعیین و اجرا گردد.

 

5- بانی و مالک برنامه

در پروژه های بزرگ، برنامه مقابله با ریسک باید دارای مالک و بانی مشخص باشد تا از اجرای درست برنامه اطمینان حاصل کند.

همچنین برای ریسک های مهم نیز باید یک مالک در نظر گرفته تا مسئولیت کلی در رابطه با ریسک (تشخیص ریسک پروژه و مقابله با ریسک پروژه) را بر عهده بگیرد.

 

 

ورودی های برنامه مقابله با ریسک های پروژه عبارتند از:

1- برنامه کلی مدیریت ریسک (خصوصاً در مورد این موضوع که ه کسانی عهده دار توسعه برنامه باشند.)

2- ریسک هایی که احتیاج به برنامه مقابله با ریسک دارند

همانطور که پیشتر توضیح داده شد، فقط برای تعدادی از ریسک ها که اولویت بالاتری دارند، باید برنامه ریزی کرد.

3- وابستگی ریسک ها

منظور مشخص کردن وابستگی یا شاخصه های ریسک ها می باشد؛ نظیر ریشه و منبع ریسک، علائم و نشانه های وقوع ریسک، تاثیرات و میزان تهدید، احتمال وقوع، زمان احتمال وقوع و حوزه تاثیر.

4- اولویت و فوریت ریسک (این مورد جهت تعیین میزان کار و منابعی که برا هر ریسک باید انجام شود مفید است.

5- محدودیت ها

تاثیرات محدودیت ها در آماده سازیبرنامه مقابله با ریسک، اثرات قابل توجه بیشتری نسبت به سایرین دارد.

مهم ترین محدودیت ها در طرح برنامه مقابله با ریسک پروژه عبارتند از:

– بودجه

– منابع

– زمان (محدودیت زمانی در اجرای طرح مقابله با ریسک)

– تغییرات (تغییراتی که بنا به دلایل مختلف امکان پذیر نیست.)

 

 

خروجی برنامه مقابله با ریسک های پروژه، برنامه مقابله با ریسک پروژه است.

در این خروجی برای تمام ریسک هایی که اولویت آنها بالا است، باید برنامه مقابله تهیه شود؛ در ضمن باید برای هر ریسک، موارد زیر مشخص شده باشند:

– حوزه های پروژه که ریسک روی آنها تاثیر گذار است.

– مالک ریسک (میتواند شخص، تیم یا گروه باشد.)

– نشانه و علائم وقوع ریسک

– استراتژی مقابله با ریسک (برای مثال، جلوگیری، استفاده از برنامه جایگزین، کم کردن تاثیرات مخرب و …)

– برنامه مقابله (این مورد شامل یکسری از برنامه هاست که میتواند از متدهای مختلف استفاده کند.)

– بودجه و منابع تخصیص داده شده به ریسک

– زمان بنید برای اجرای برنامه مقابله

– برنامه های اضطراری و جایگزین (مخصوصاً برای ریسک ها با درجه اهمیت بالا)

– ریسک های ثانویه (ریسک هایی که به طور مستقیم و یا غیر مستقیم در نتیجه اجرای برنامه مقابله با ریسک ممکن است اتفاق بیافتند.)