توسعه یک برنامه ارتباطی برای پروژه ها و سازمان ها ضروری است ولی برای داشتن ارتباطات موثر کافی نیست.

مهم تر از توسعه برنامه، اطمینان از پیاده سازی طرح و توزیع درست اطلاعات در زمان های مورد نظر است.

توزیع اطلاعات در پروژه فناوری اطلاعات

 

توزیع اطلاعات در پروژه فناوری اطلاعات شامل در اختیار قرار دادن اطلاعات لازم (بنا به نیاز) به پرسنل، مدیران و تیم ها در زمان های مورد نظر در طول اجرای پروژه است.

اطلاعات توزیع شده باید به طور هوشمند فیلتر شود تا از توزیع اطلاعات مفید و قابل استفاده اطمینان حاصل گردد؛ همچنین دریافت کنندگان اطلاعات باید بتوانند مطالب مورد نظر را بدون ابهام دریافت و درک کنند.

 

توزیع اطلاعات باید طبق برنامه ارتباطی انجام گیرد، همچنین توزیع اطلاعات با توجه به درخواست ها برای اطلاعات و داده ها (ازسوی واحدهای مختلف در پروژه و یا سازمان) را نیز باید شامل شود.

به عبارت دیگر فرآیند مدیریت ارتباطات در وهله اول یک ساختار برای برنامه ارتباطی را طراحی میکند و نکته مهم تر اجرای برنامه طبق طرح های تدوین شده و توزیع درست اطلاعات است که البته به مراتب مشکل تر از مرحله برنامه ریزی است.

 

مهم ترین فاکتورها برای توزیع اطلاعات در پروژه فناوری اطلاعات عبارتند از:

1- توزیع در زمان مناسب

توزیع اطلاعات در زمان مناسب و مورد نظر از اهمیت خاصی برخوردار است.

در حقیقت، اطلاعات زمانی دارای ارزش است که در زمان مناسب و مورد نظر توزیع و یا رد و بدل شود تا تأثیرات و کارایی لازم را به همراه داشته باشند.

زمان مناسب ضرورتاً سریع ترین زمان نیست، گرچه سرعت عمل در توزیع اطلاعات اهمیت ویژه ای دارد.

البته باید توجه داشت که فرستادن اطلاعات در سریع ترین زمان بدون بررسی و تجزیه و تحلیل برای کامل بودن و دقت میتواند انحرافی بوده و حتی نتایج عکس در بر داشته باشد.

 

2- درستی و صحت اطلاعات

اطلاعات توزیع شده باید صحیح و درست باشند، زیرا اطلاعات نادرست اثرات غیرقابل پیش بینی به دنبال خواهد داشت.

قبل از توزیع اطلاعات، یک نوع بررسی صحت (در صورت امکان) روی اطلاعات برای اطمینان از درستی آن میتواند بسیار مفید باشد.

به عنوان مثال، زمانی که باگ یا اشکالی توسط پرسنل تیم تست گزارش میشود، مسئول تیم تست باید صحت اشکالات را تأیید و سپس اطلاعات آنرا به تیم های توسعه ارسال کند.

فرستادن اطلاعات غلط به تیم توسعه باعث تلف شدن وقت و هدر رفتن منابع پروژه خواهد شد.

 

3- کامل بودن اطلاعات

اطلاعات حتی المقدور باید به طور کامل انتقال یابند. ارسال اطلاعات ناقص میتواند به نتیجه گیری های غلط منجر شده و ضررهای جبران ناپذیری را برای پروژه و سازمان به همراه داشته باشد.

 

4- مؤثر بون اطلاعات

اطلاعات باید به صورت خلاصه و مفید و پس از فیلترینگ های لازم و حذف اطلاعات غیر ضروری ارسال گردند.

فرستادن حجم بالایی از اطلاعات بی هدف، معمولاً ارزش افزوده ای را ایجاد نمیکند و حتی ممکن است تاثیرات منفی به همراه داشته باشند.

 

5- حفظ و نگهداری اطلاعات

بسیاری از اطلاعات بنا به دلایل مختلف (از جمله محرمانه بودن اطلاعات) باید حفظ شوند و یا فقط برای پرسنل و افراد مشخص توزیع شوند.

فرآیند مدیریت ارتباطات باید از حفظ اطلاعات محرمانه و عدم توزیع بدون حساب آنها اطمینان حاصل کند.

 

ورودی های اصلی فرآیند توزیع اطلاعات در پرژه فناوری اطلاعات عبارتند از:

1- طرح ارتباطی

توزیع اطلاعات باید به طور حساب شده و با استفاده از برنامه ارتباطی صورت گیرد.

2- نیازهای ارتباطی در طول اجرا

طرح ارتباطی معمولاً یک ساختار را فراهم میکند، نیازها و جزئیات عملیاتی برای توزیع اطلاعات معمولاً در حین اجرا مشخص میگردند.

3- فعالیت های مدیریتی

فعالیت ها و کارهای مدیریتی برای توزیع صحیح اطلاعات ضروری است؛ به خصوص در رابطه با اطلاعاتی که باید محرمانه تلقی گردند و همچنین دریافت کنندگان اطلاعات متفاوت.