عکس پیش‌فرض نوشته

برنامه زمان بندی را میتوان به عنوان مهم ترین ابزار و مستند مرجع کنترل پروژه در نظر گرفت.

بعد از تعیین کلی کار و WBS (ساختار شکست کار – Work Breakdown Structure)، چند مرحله دیگر برای آماده سازی زمان بندی پروژه لازم است که در این مطلب به طور خلاصه، موارد کلی که از زاویه کنترل پروژه مهم هستند، مورد بحث و بررسی قرار خواهند گرفت.

توسعه برنامه زمان بندی در کنترل پروژه IT

 

1- تقدم و تأخر فعالیت ها (Sequencing)

در این فرآیند، ارتباط بین فعالیت ها مشخص میشوند. به عبارت دیگر بعضی از فعالیت ها به عنوان پیش نیاز فعالیت های دیگر بوده که نهایتاً ارتباط بین فعالیت ها در این بخش مشخص خواهند شد. به عنوان مثال میتوان از فعالیت های عملیاتی تست نام برد که تا تکمیل اغلب فعالیت های توسعه، امکان شروع آنها وجود نخواهد داشت.

همچنین مشخص کردن تقدم و تأخر فعالیت ها، تأثیر کلیدی در زمان شروع فعالیت های پروژه دارد.

 

2- تخمین و تخصیص منابع

تخمین منابع برای کلیه فعالیت هایی که در WBS ذکر شده باید انجام گیرد و در صورت امکان (مشخص بودن منابع) تخصیص منابع نیز باید انجام شود. مشخص کردن و تخصیص منابع برای تخمین زمان یک فعالیت ضروری است، زیرا کیفیت نیروهای انسانی نقش عمده ای در تعیین و یا تخمین مدت زمان فعالیت دارند.

تخمین و تخصیص منابع همچنین برای فعالیت کنترل پروژه کاملاً ضروری است، زیرا هر فعالیت باید به پرسنل مربوطه (تخصیص داده به فعالیت) واگذار گردد.

منابع را به طور کلی میتوان به دو نوع نقسیم کرد:

– منابع مستقیم: این گونه منابع، وابستگی مستقیم به فعالیت دارد، از قبیل منابع انسانی فعالیت، تجهیزات و سایر موارد مشابه

– منابع غیر مستقیم: منابعی که برای کل پروژه در نظر گرفته شده؛ از قبیل مکان اجرا

 

3- تخمین زمان فعالیت ها

تعیین زمان فعالیت ها از چند جهت حائز اهمیت است:

– توسعه زمان بندی پروژه

– تخمین هزینه و تخصیص بودجه (وابستگی هزینه به طول مدت فعالیت)

– کنترل پروژه (کنترل زمان فعالیت ها و کارآیی زمانی انجام آنها)

تخمین زمان بر حسب کاری که باید انجام گیرد و نیز بر حسب منابعی که برای فعالیت ها در نظر گرفته شده اند انجام میگیرد.

همچنین مواردی از قبیل غیرقابل پیش بینی بودن فعالیت، ریسک های مربوط به فعالیت و وابستگی ها به منابع بیرونی نیز باید به نوعی در نظر گرفته شوند.

 

4- توسعه زمان بندی

این مورد شامل مشخص کردن زمان شروع و پایان فعالیت هاست. با توجه به اینکه طول زمان فعالیت ها تا این مرحله به دست آمده، در مرحله تعیین زمان بندی، فقط زمان شروع فعالیت بایستی مشخص گردد.

بدیهی است که زمان شروع اولین فعالیت به عنوان زمان آغاز پروژه و زمان تمام شدن آخرین فعالیت نیز به عنوان زمان خاتمه پروژه در نظر گرفته میشود.

برای برخی از پروژه ها، زمان بندی کلی و یا زمانی که پروژه باید تکمیل گردد بر حسب نیازمندی های مشتری مشخص شده است. برای این گونه پروژه ها، باید برنامه زمان بندی با در نظر گرفتن محدودیت های پیش رو توسعه یابد.

 

وابستگی بین فعالیت ها، نقش عمده ای در تعیین زمان شروع فعالیت ها و نیز زمان بندی دارد. غیر از وابستگی بین فعالیت ها، دو عامل مهم دیگر در شروع زمان فعالیت ها تأثیرگذار می باشند که عبارتند از:

– آماده بودن پروژه (آماده بودن پروژه برای شروع فعالیت از نظر فنی، آمادگی نیروی انسانی و …)

– آماده بودن بودجه (بودجه ممکن است در مراحل مختلف در اختیار پروژه قرار گیرد، در نتیجه ممکن است شروع بعضی از فعالیت ها تا رسیدن بوجه به تأخیر بیفتد.)

 

زمان بندی پروژه IT را میتوان به عنوان مرجع اصلی برای کنترل پروژه در نظر گرفت. تیم کنترل پروژه، فعالیت ها را طبق آنچه در برنامه زمان بندی تعریف شده به تیم ها واگذار میکند. برنامه زمان بندی پروژه به صورت مستقیم یا غیر مستقیم برای بخش زیر مورد استفاده قرار میگیرد:

– کنترل و مدیریت زمان

– مدیریت کارآیی زمان پروژه

– موارد قراردادی پروژه

– کنترل منابع پروژه

– کنترل بودجه و هزینه پروژه

 

به طور کلی، زمان بندی پروژه با هدف کمک به فرآیند کنترل پروژه توسعه داده میشود.

خلاصه ای از موارد کلیدی که در رابطه با زمان بندی باید رعایت شوند (از زاویه کنترل پروژه) در 11 عنوان زیر آورده شده است:

1- تجزیه و جداسازی

تجزیه و جداسازی محصولات و خروجی ها به واحدهای کوچکتر تا بهتر قابل مدیریت و کنترل باشند.

2- وابستگی

جداسازی فعالیت هایی که باید به صورت سریالی و یا موازی انجام گیرند.

این تقسیم بندی برای مشخص کردن کمترین زمان برای تکمیل پروژه و همچنین برای تصمیمات مهم از جمله جابجایی منابع (بین فعالیت ها) و ایجاد تغییرات احتمالی در زمان بندی لازم می باشد.

3- مشخص کردن زمان فعالیت ها

4- قابل انجام بودن

برنامه زمان بندی باید با در نظر گرفتن اسکوپ پروژه و منابع در دسترس، به نحوی توسعه داده شود که قابل اجرا باشد؛ در غیر اینصورت، با توسعه برنامه زمان بندی غیر عملیاتی، در فرآیند کنترل مشکل به وجود خواهد آمد.

5- تشخیص درست منابع (در مقایسه با نیاز برای فعالیت)

6- مشخص کردن درست مسئولیت ها

7- مشخص کردن نتایج مورد انتظار (در رابطه با فعالیت)

بهتر است تا حد امکان برای تمام فعالیت ها، نتایج مورد انتظار را مشخص کرد، تا بتوان تکمیل فعالیت ها را تأیید کرد. علاوه بر این، مشخص بودن نتایج مورد انتظار، فعالیت تیم کنترل پروژه را تا حد زیادی تسهیل خواهد کرد.

8- مشخص کردن نقاط عطف (Milesone)

هر پروژه باید تعدادی نقطه عطف داشته یا در آن تعریف شده باشد. کنترل دقیق تر پروژه، کم کردن انحرافات پروژه و نشان دادن پیشرفت عملیاتی پروژه به مشتری از جمله دلایل مهم داشتن نقطه عطف برای پروژه هاست.

9- مشخص کردن گزارش دهی

10- داشتن لیست خروجی ها با زمان بندی مشخص

11- تعریف دقیق شراط آغاز هر فعالیت

این مورد باید شامل آماده بودن پروژه و نیز مسائل بودجه ای باشد.