سیستم چیست ؟ (تعریف سیستم با مفاهیم اصلی آن)

همه چیز در جهان یک سیستم است! سیستم یک مجموعه با نظم و هماهنگی است که برای رسیدن به اهدافی در حال کار است. سیستم فقط مخصوص مکانیک یا کامپیوتر نیست، بلکه به نوع تفکر و نگرش نیز مرتبط است. در این آموزش متوجه خواهیم شد یک سیستم چیست و با مفاهیم اصلی تعریف سیستم آشنا خواهیم شد.

حتماً تا به حال کلمه «سیستم» را شنیده‌ایم. سیستم‌ها فقط محدود به فضای مکانیک یا ماشین‌ها نیستند. سیستم یک مفهوم کلی و جامع است که می‌تواند در همه جای زندگی ما کاربرد داشته باشد.

علاوه بر سیستم‌های مکانیکی، یک کارخانه تولیدی، شرکت خصوصی، سازمان دولتی، خانواده، تیم‌های ورزشی یا حتی برخی از فرآیندهای کاری ما سیستم به حساب می‌آید.

کلمه سیستم از کلمه یونانی «systēma» گرفته شده و در انگلیسی به صورت system گفته می‌شود. این واژه در زبان فارسی رواج بسیاری دارد و معمولاً خیلی کمتر معادل فارسی آن را می‌شنویم. اصطلاح عربی «نظام» و واژه فارسی «سامانه» مواردی است که به جای سیستم در مکاتبات فارسی استفاده می‌شود.

در این آموزش ابتدا با چیستی سیستم آشنا شده و سپس مفاهیم اساسی در سیستم را با هم بررسی می‌کنیم.

سیستم چیست ؟

تعریف‌های زیاد و متفاوتی از سیستم وجود دارد. با اینکه مفهوم سیستم را می‌توانیم حس کنیم، اما محققان به یک تعریف یکسان در مورد آن نرسیده‌اند!

در این مقاله به بررسی مفاهیم اصلی سیستم می‌پردازیم. ممکن است تا به حال درباره تفکر سیستمی نگرش سیستمی یا سیستم‌سازی شنیده باشد. تمامی مفاهیمی که در ادامه با هم بررسی می‌کنیم در انواع سیستم به کار گرفته می‌شود. فقط ممکن است اسم یا نگرشمان نسبت به آن کمی تغییر کند.

پس از اینکه متوجه شویم سیستم چیست، می‌توانیم در اطراف خود ده‌ها سیستم مختلف با شکل‌های متنوع پیدا کنیم.

در یک تعریف ساده از سیستم، system را به صورت زیر تعریف می‌کنیم:

مطمئناً تعریفی که گفته شد، یک تعریف بسیار جامع است. اجازه دهید با یک مثال سیستم را بهتر تعریف کنیم.

موتور یک خودرو را در نظر  بگیرید. این موتور از اجزای مختلفی نظیر چرخ‌دنده‌ها، پیستون، تسمه‌تایم و … تشکیل شده است. یک ماده سوختی به عنوان ورودی به موتور ماشین داده می‌شود و طی فرآیندهایی که روی آن انجام می‌شود، حرکت تسمه‌تایم موجب حرکت خودرو خواهد شد.

ورودی و خروجی این سیستم، ماده سوختی و به حرکت درآمدن ماشین است. تک تک اجزایی که در موتور وجود دارند با استفاده از سوخت (برقی یا فسیلی) کارهایی را انجام می‌دهند که باعث به‌وجودآمدن خروجی می‌شود.

چند مثال دیگر از سیستم

یک تیم توسعه محصول در کارخانه یا شرکت را در نظر بگیرید. این تیم از افرادی تشکیل شده که هر کدام وظایفی بر عهده دارند. هدف نهایی بهبود محصول ارائه شده است. برای رسیدن به این هدف ممکن است از اطلاعاتی بازخوردهای مشتریان، نیازسنجی بازار یا تحلیل رقبا استفاده شود.

یک سازمان عمومی از مجموعه‌ای از کارمندان (و شاید ابزارهایی) تشکیل شده است. اعضای این سازمان در سطوح مختلف بر اساس دستورالعمل‌ها یا تصمیم‌گیری‌های خود خدماتی را به مراجعه‌کنندگان ارائه می‌کنند. در نتیجه این سازمان را نیز می‌توان یک سیستم در نظر گرفت.

یک مجتمع مسکونی چند واحده را در نظر بگیرید. تمام ساکنان این مجتمع سعی می‌کنند با رعایت قوانین اجتماعی، زندگی در مجتمع را دلنشین‌تر کنند. می‌دانیم که رفتار هر خانواده می‌تواند روی رفتار دیگر خانواده‌ها و وضعیت محیطی تأثیر بگذارد. به همین دلیل است که می‌گوییم فلان محله برای زندگی کردن خوب نیست چون ساکنان آن محله با معیارهای ما تطابق ندارند.

مفاهیم مهم در تعریف سیستم

سیستم‌ها ویژگی‌های مختلفی می‌توانند داشته باشند. ۶ ویژگی اصلی سیستم را که می‌توان جزء تعریف سیستم دانست در این بخش بررسی می‌کنیم. این شش مورد عبارت‌اند از:

• اکثر سیستم‌ها دارای هدف خاصی هستند.
• هر سیستم از اجزای مختلفی تشکیل شده است.
• اجزای سیستم با هم در تعامل هستند. تعامل اجزای سیستم یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم است.
• معمولاً در تعریف یک سیستم برایش مرز تعیین می‌کنیم.
• سیستم‌ها را می‌توان به دو دسته باز و بسته تقسیم کرد.

در ادامه در مورد این موارد بیشتر صحبت می‌کنیم.

هدف سیستم

اکثر سیستم ها با هدف خاصی ایجاد می‌شود. به لفظ «اکثر» توجه کنید! گاهی سیستم‌هایی داریم که نمی‌توان هدف (یا اهداف) مشخصی برایشان در نظر گرفت. (حداقل از دیدگاه فردی که از بیرون به آن نگاه می‌کنیم.)

هر سیستم می‌تواند یک یا چند هدف برای ادامه فعالیت‌های خود داشته باشد. همه اجزای سیستم برای رسیدن به این هدف در system فعالیت می‌کنند.

یک شرکت تولیدی پوشاک را در نظر بگیرید. هدف این سیستم چیست ؟ قطعاً پاسخ‌های مختلفی برایش پیدا می‌کنیم: کسب سود بیشتر، افزایش رضایت مشتریان، برندینگ، کارآفرینی و اشتغال.

اگر یک سیستم داشته باشیم و بخواهیم آن را اصلاح کنیم، حتماً باید هدف وجودی آن سیستم را درک کنیم. در بهبود سیستم باید هدف نهایی آن را مد نظر قرار دهیم در غیراینصورت ممکن است اقدامات نادرستی انجام دهیم.

بخش‌های سیستم

گفتیم که هر سیستم از اجزای مختلفی تشکیل شده است. به عبارت دیگر یک قطعه تنها را به عنوان سیستم در نظر نمی‌گیریم. بنابراین وقتی دو یا چند عنصر مختلف در کنار هم قرار می‌گیرند، وجود آن‌ها با هم هویتی به نام مجموعه یا سیستم را به وجود خواهد آورد.

در حالت کلی اجزای اصلی سیستم را ورودی (1)، پردازش (2)، خروجی (3) و بازخورد (4) در نظر می‌گیریم. محیط سیستم نیز به عنوان یکی دیگر از اجزا ممکن است مورد بررسی قرار گیرد.

در آموزش اجزای سیستم به طور مفصل در مورد هر کدام از این بخش‌ها و نکاتی که در موردشان وجود دارد صحبت کرده‌ایم. برای خواندن توضیحات و مثال‌های مرتبط می‌تواند مقاله زیر را مطالعه کنید:

تعامل در سیستم

به نظر بسیاری از محققان تعامل یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک سیستم است. تمام اعضای یک سیستم باید با هم تعامل داشته باشند. این تعامل باعث اثرگذاری هر جزء روی اجزای دیگر خواهد شد.

اگر به طور دقیق یک سیستم را تحلیل کنیم، می‌توانیم تشخیص دهیم که هر جزء روی کدام اعضا می‌تواند تأثیر بگذارد و برعکس، تأثیرپذیری آن از اعضای دیگر را نیز می‌توان تشخیص داد.

همین الآن چند سازمان یا شرکت را در ذهن خود مجسم کنید. خواهید دید که بسیاری از این‌ها صرفاً یک مجموعه هستند و نه سیستم! به همین دلیل است که تفکر سیستمی و سیستم‌سازی در کسب‌و‌کار اهمیت زیادی دارد.

شاید این بحث شما را به یاد مهارت‌های کار تیمی بیاندازد. تفاوتی که میان یک گروه و تیم وجود دارد، دقیقاً همین تعامل و همکاری میان اعضای گروه است.

اگر تعامل (تأثیرگذاری و تأثیرپذیری) را از اعضای سیستم بگیرید، صرفاً یک مجموعه داریم و دیگر تعریف سیستم برای آن صدق نخواهد کرد.

رفتار در سیستم

تعامل میان بخش‌های مختلف یک سیستم چیزی به نام رفتار سیستم را به وجود می‌آورد.

در وب‌سایت متمم مثال خوبی در این مورد وجود دارد. گفته شده «وقتی سوار یک ماشین می‌شوید و می‌گویید این ماشین کهنه است و دیگر نفس ندارد، منظورتان دقیقاً کدام بخش از ماشین است ؟»

در این جا ما رفتار کل خودرو را به عنوان یک سیستم در نظر گرفته و در موردش نظر می‌دهیم.

رفتار یک سیستم آن چیزی است که از بیرون از سیستم و در تعامل با آن مشاهده می‌کنیم.

وقتی با بخش پشتیبانی یک شرکت تماس گرفته و اپراتور پشتیبانی با لحن نامناسبی با ما صحبت می‌کند، ما رفتار آن شرکت را غیرحرفه‌ای در نظر می‌گیریم. برخورد این اپراتور با وضعیت شغلی و شخصی او تعیین شده است. ممکن است کمی قبل‌تر از پاسخگویی، مشاجره‌ای با همکارانش داشته است.

در نتیجه رفتار سیستم با وجود تعامل میان اجزا، معنای دقیق‌تر و درست‌تری پیدا می‌کند.

مرز سیستم

وقتی در حال بررسی تعریف سیستم روی یک مجموعه هستیم، مرزهایی میان آن سیستم و فضای بیرون در نظر می‌گیریم. این مرز در دنیای واقعی وجود ندارد بلکه صرفاً یک جداسازی ذهنی است که توسط تحلیل‌گر انجام شده است.

مرز سیستم (Boundary) معمولاً نقطه تعامل سیستم با بیرون از آن را مشخص می‌کند. مثلاً مرز خودرو، بدنه آن است. مرز یک کارخانه، محدوده فیزیکی کارخانه و محدوده ارتباطی آن با تأمین‌کنندگان است.

این مرز را معمولاً سازنده (یا گرداننده) سیستم مشخص می‌کند. مثلاً فردی مرز خانه خود را چاردیواری خانه خود تعیین می‌کند و دیگری مرزهای شهری را مرز محل زندگی در نظر می‌گیرند. در یک تفکر سیستمی اجتماعی، فرد اول اهمیتی به ایجاد آلودگی در سطح شهر نمی‌دهد اما پاکیزگی شهر برای فرد دوم از اهمیت بیشتری برخوردار است.

سیستم‌های باز و بسته

در توضیح اینکه سیستم چیست یک یک مفهومی تحت عنوان سیستم‌های باز و سیستم‌های بسته برخورد می‌کنیم. این مفهوم در سیستم بر اساس تعامل و ارتباط سیستم با دنیای بیرونی سیستم توصیف می‌شود.

زمانی که مرزی برای سیستم تعیین می‌کنیم، هر سیستم یا اجزایی که در خارج از آن مرز قرار دارند به عنوان محیط بیرونی در نظر گرفته می‌شوند.

• تعریف سیستم باز : سیستم باز مجموعه منظمی است که با محیط بیرونی خود در تعامل است.
• سیستم بسته چیست : این سیستم با محیط بیرونی خود هیچ تعامل و ارتباطی ندارد.

اگر کمی به پیرامون خود دقت کنید، خواهید دید که هیچ سیستم بسته‌ای در دنیای واقعی وجود ندارد. برخی سیستم کل جهان هستی را تنها سیستم بسته می‌دانند.

در تحلیل‌هایی که از سیستم‌های انجام می‌شود، گاهی اوقات از ارتباط سیستم با محیط پیرامون صرف‌نظر می‌کنیم. در این صورت نیز یک سیستم بسته در اختیار داریم. اما باید توجه داشته باشید که این سیستم در حقیقت در بررسی و نظر ما بسته است در حالی‌که می‌تواند با محیط ارتباط داشته باشد.

زیرسیستم چیست ؟

بسیاری از سیستم‌هایی که با آن سر و کار داریم یک سیستم ساده نیستند. سیستم پیچیده معمولاً از اجزای بسیار زیادی تشکیل می‌شود. معمولاً هر سیستم بزرگ از چندین زیرسیستم (subsystem) ایجاد می‌شود.

به ۳ دلیل اصلی زیر این اجزا را به صورت سیستم‌های کوچک‌تری سازماندهی می‌کنند:

• مدیریت بهتر سیستم و زیرسیستم‌ها
• تعمیر بهتر یا بهبود راحت‌تر سامانه
• نظارت راحت‌تر بر عملکرد هر زیرسیستم

به نظر شما زیر سیستم ها در یک خودرو یا شرکت خصوصی چیست ؟ در یک ماشین سواری، موتور، سیستم برق مرکزی و چرخ‌ها جزء زیرسیستم‌ها هستند. اگر یک شرکت با چند ده نیروی انسانی را یک سیستم در نظر بگیرید، بخش‌های مختلف آن (نظیر تولید، بازاریابی و فروش و مدیریت) می‌تواند زیرسیستم‌های اصلی در نظر گرفته شود.

بری ایجاد زیرسیستم در تعریف یک سیستم، هدف اصلی سیستم را به چند هدف کوچک‌تر تقسیم می‌کنند. سپس فرآیندهایی برای رسیدن به این اهداف در نظر گرفته و اجزا را متناسب با آن‌ها دسته‌بندی می‌کنند.

امیدوام پس از مطالعه این آموزش بتوانید به راحتی تشخیص دهید که یک سیتسم چیست و اگر کسی از شما خواست یک سیستم را تعریف کنید بتوانید آن را تحلیل کنید. اگر سؤالی دارید، از بخش دیدگاه‌ها از ما بپرسید.