گزارش کاری و پیشرفت (Status Reporting) از موارد مهم و کلیدی پروژه های فناوری اطلاعات (به خصوص برای کنترل پروژه) و نیز از ضروریات مدیریت سازمان ها در نظر گرفته میشود.

این فرآیند به تشخیص مشکلات در مراحل اولیه و نیز انجام به موقع کارهای اصلاحی مناسب کمک میکند.

علاوه بر کمک عارضه یابی، برای مدیریت کارایی، زمان، هزینه و تنظیم و اصلاح حجم کار پرسنل نیز به طور مؤثر استفاده میشود.

گزارش کار و عملکرد مدیریت پروژه فناوری اطلاعات

 

موضوع گزارش کاری پروژه و گزارش عملکرد پروژه مربوط به مدیریت ارتباطات پروژه فناوری اطلاعات و مرتبط با طرح ارتباطی پروژه فناوری اطلاعات می باشد.

گرچه پایه و اساس گزارش کاری برای همه پروژه ها تقریباً یکسان است ولی برنامه و نحوه اجرا بنا بر نیاز، اندازه و فاکتورهای دیگر متفاوت بوده و برای هر پروژه باید جداگانه طراحی گردد.

موارد پایه گزارش کاری عبارتند از:

1- شرکت کنندگان در فعالیت گزارش کاری

معمولا تمامی پرسنل پروژه ها و یا سازمان ها از جمله اعضای تیم ها، سر تیم ها، مدیران گروه و … باید گزارش کاری خود را تنظیم و ارسال نموده و همچنین در مواردی دریافت کنند.

 

2- تکرر گزارش

گزارش کاری میتواند به صورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه ارائه گردد. (البته به صورت هفتگی معمول ترین است.)

فواصل زمانی گزارش کاری به موارد مختلفی بستگی دارد که عمده آنها عبارتند از:

– توع کاری که پرسنل انجام میدهد.

– روش و شیوه مدیر پروژه

– مرحله ای که پروژه در آن قرار داد (زمانی که پروژه در مراحل حساس قرار داشته باشد، گزارش دهی در فواصل کوتاه تری انجام میگیرد.)

– پست سازمانی فرد

 

البته باید توجه داشت که گزارش کاری در فواصل کوتاه باعث سربار زمانی اضافی و حتی به هدر رفتن وقت میگردد.

از طرف دیگر گزارشات در فواصل طولانی میتواند منجر به تأخیر در اطلاع رسانی مشکلات و موارد مهم به مدیران ارشد شده که این امر باعث ایجاد تاخیرات ناخواسته در پروژه میشود.

 

3- ساختار گزارش دهی

گزارش ها معمولاً در ساختار سلسله مراتب سازمانی انجام میگیرد. روند معمول گزارش دهی به سرپرست و یا مدیر مستقیم در سلسله مراتب سازمانی است.

 

4- فرمت گزارش

برای اطمینان از ارئه گزارش ها به صورت استاندارد، یکپارچه و سازگار، یک فرمت مشخص به صورت یک الگو برای گزارش دهی تدوین میشود.

 

5- مفاد گزارش کاری

این مسأله وابستگی زیادی به مسئولیت فرد و همچنین کاری که به فرد واگذار شده است، دارد.

نمونه هایی از مفاد گزارش کاری عبارتند از:

– جزئیات پیشرفت کارهای واگذار شده و یا تحویل دادنی؛ درضمن دلایل هر گونه تاخیر در ارائه به موقع خروجی ها نیز باید در گزارش ها مشخص شده باشد.

– موارد و مشکلاتی که در فعالیت های سیستم تاثیرگذار هستند و یا ممکن است تاثیرگذار باشند.

– مشکلات تعاملی و کار به سایر تیم ها و …

 

درضمن مدیران تیم ها و گروه ها باید گزارشات تیم ها و افراد تحت پوشش خود را خلاصه کرده و به مدیران سطوح بالاتر ارجاع دهند.

 

 

گزارش عملکرد مدیریت پروژه فناوری اطلاعات

گزارش عملکرد و کارایی پرسنل، تیم ها، گروه ها و حتی پروژه و پیشرفت پروژه باید به طور منظم و مرتب تهیه و برای افراد مختلف ارسال گردد.

گزارش عملکرد برای کنترل بهتر پرسنل، تیم ها و زیر نظر داشتن عملکرد آنها و همچنین گزارش پیشرفت برای کنترل چگونگی پیشرفت پروژه ها ضروری است.

 

گزارش کارایی، یک فعالیت داخلی پروژه و یا سازمان است که در داخل سازمان انجام میگیرد.

این مورد برای زیر نظر داشتن و کنترل عملکرد عوامل مختلف پروژه و سازمان است که عمدتاً برای اطمینان از تشخیص کار و تلاش پرسنل در راستای مدیریت کارآیی و ارتقاء صورت میگیرد.

همچنین برای اطلاع رسانی عملکرد پرسنل به مدیران ارشد و نیز انجام کارهای اصلاحی برای بهبود کارآیی های پایین صورت میگیرد.

گزارش عملکرد یک ابزار کلیدی برای مدیریت نیروهای انسانی در نظر گرفته میشود.

 

دلایل انجام گزارش کارایی عبارتند از:

1- گزارش کارایی و کنترل پرسنل

این مورد نقش مهمی در تعیین کارآیی و بازدهی افراد و نیز مدیریت کارآیی و ارتقاء دارد.

 

2- برای مانیتور کردن تیم ها و گروه ها (اندازه گیری عملکرد تیمی و گروهی برای جهت دهی و استفاده بهینه از منابع پروژه)

 

3- جهت کنترل کل پروژه

برای اندازه گیری کارآیی پروژه، نه تنها در پایان پروژه، بلکه در طول اجرای پروژه گزارش پیشرفت کل پروژه معمولا برای افراد بیرونی مثل حامی مالی پروژه و مشتری و نیز مدیران ارشد سازمان مجری استفاده میشود.

این مورد به خصوص برای اطلاع رسانی و گرفتن تایید از مشتری و حامی مالی بسیار مهم است.

استفاده های اصلی این طرح عبارتند از:

– گزارش پیشرفت پروژه به مدیران درون سازمانی

این گزارش شبیه به گزارش کاری بوده اما تکرار آن کمتر و جزئیات آن بیشتر می باشد.

 

– گزارش پیشرفت به مدیران بیرونی (مشتری و سایرین)

این گزارش معمولاً توسط مدیر پروژه تهیه و ارائه میگردد.