تخمین مدت زمان فعالیت ها در پروژه فناوری اطلاعات

یکی از مراحل مهم و کلیدی فرآیند مدیریت کار و زمان در مدیریت پروژه فناوری اطلاعات، تخمین مدت زمان فعالیت هاست و می بایست مدت زمان تمام فعالیت های مشخص شده تخمین زده شوند.

طول مدت زمان فعالیت ها یکی از مهم ترین ورودی های بحث تخمین هزینه است؛ واضح است که با زیاد شدن مدت زمان فعالیت ها، هزینه انحام آن نیز افزایش می یابد.

خروجی تخمین زمان فعالیت ها برای مشخص کردن زمان بندی پروژه نیز ضروری در نظر گرفته میشود.

ورودی های اصلی مرحله تخمین زمان فعالیت ها عبارتند از:

– لیست فعالیت ها

– مشخصه ها و یا وابستگی های فعالیت ها

مشخصه هایی مثل فعالیت های ماقبل و بعد و نیز منابع تخصیص داده شده به فعالیت ممکن است برای مرحله تخمین زمان لازم باشند

– اطلاعات تاریخچه ای (Historical Information)

منظور از اطلاعات تاریخچه ای، اطلاعات مرتبط با فعالیت های مشابه در پروژه های دیگر و یا پروژه های قبلی است که عمدتاً اشاره به تجارب مدیران از پروژه ها و کارهای قبل دارد.

– محدودیت ها

محدودیت ها میتوانند در طول مدت فعالیت ها تأثیرگذار باشند. به عنوان مثال برخی از محدودیت های زیر را در نظر بگیرید.

1- محدودیت بودجه ای (محدودیت در استفاده از بودجه در طول مدت زمان انجام پروژه)

2- محدودیت های عامل سوم (وابستگی به عامل سوم یا سازمان خارجی برای تکمیل بعضی از فعالیت ها)

3- محدودیت زمانی (محدودیت و یا ضرب العجل هایی که برای تکمیل برخی از فعالیت ها یا کل پروژه وجود دارد، ممکن است منجر به اضافه کردن منابع برای تکمیل فعالیت ها و در نتیجه کوتاه شدن زمان فعالیت ها شود)

4- محدودیت منابع (آماده بودن نیروهای انسانی در پیوستن به پروژه و یا به خدمت گرفتن آنها برای فعالیت های مربوطه)

– ریسک ها

ریسک ها از ابعاد مختلفی در مدیریت پروژه اهمیت دارند، از جمله برای تخمین زمان فعالیت ها. واقع شدن ریسک ها و اجرای برنامه مقابله با ریسک، در عمل منجر به تأخیرات عمده در انجام و تکمیل بعضی از فعالیت ها میشود. ریسک های شناخته شده (خصوصاً ریسک هایی که به فعالیت ها وابسته اند) باید به طور جدی برای تخمین زمان فعالیت مد نظر قرار گیرند.

– پیش فرض ها

برای فعالیت هایی که با اتکا به پیشفرض ها برنامه ریزی شده اند، باید برای اشتباه بودن پیشفرض ها برنامه ریزی کرد؛ به عبارت دیگر زمان هایی را به عنوان حاشیه احتیاط در نظر گرفت.

– منابع تخصیص داده شده

کیفیت و تجربه نیروهای انسانی تجربه فراوانی در طول مدت انجام فعالیت ها دارند. به عنوان مثال افراد با تجربه معمولاً خیلی سریع تر فعالیت ها را تکمیل کرده و به پایان می رسانند.

یادگیری پایتون قدم به قدم از صفر

دوره جامع و رایگان آموزش پایتون

می‌خوام الان شروع کنم!

خروجی های اصلی بحث تخمین مدت زمان فعالیت ها در پروژه فناوری اطلاعات عبارتند از:

– طول مدت هر فعالیت (تخمین زمان برای هر فعالیت)

– فاکتورهایی که ممکن است باعث عدم دقت در تخمین ها گردد.

بسیاری از فعالیت ها ممکن است با توجه به شرایط محیطی و اجرا خیلی قابل پیش بینی نباشند. پیش بینی دقیق زمان این فعالیت ها (خصوصاً در مراحل اولیه پروژه) بسیار مشکل و در بعضی موارد غیرممکن است.

شاخصه های این گونه فعالیت ها عبارتند از:

1- وابستگی فعالیت ها به پیشفرض های بسیار

2- وابستگی زیاد به عوامل بیرونی، از قبیل عامل سوم

3- عدم ثبات در فعالیت و یا وابستگی های آن

برای این گونه فعالیت ها باید فاکتورهای انحراف را تعیین کرده و در زمان محاسبه شده منظور کرد.

تخمین طول مدت زمان فعالیت ها و پروژه ها کار ساده ای نیست و پیچیدگی های مخصوص به خود را دارد. تکنیک ها و روش های متفاوتی برای این کار استفاده میشود، به عنوان مثال دو مورد از این روش ها عبارتند از:

تکنیک اول: تخمین آنالوگ

در این متد، زمان فعالیت های مشابه پروژه و یا کارهای قبلی به عنوان پایه برای تخمین زمان فعالیت های پروژه مورد استفاده قرار میگیرند.

تکنیک دوم: تخمین سه نقطه

این روش بیشتر زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که فعالیت ها به نوعی جدید بوده و هیچ اطلاعات و داده ای از فعالیت های قبلی وجود نداشته باشد. در این متد سه نوع تخمین مورد استفاده قرار میگیرد:

– تخمین واقعی (همه چیز طبق برنامه ریزی پیش برود)

– تخمین خوش بینانه (همه چیز طبق بهترین شرایط پیش برود)

– تخمین بدبینانه (در نظر گرفتن بدترین حالات ممکن)

طبق محاسبات آماری، بعد از انجام تخمین های فوق، از روش پرت (PERT) برای تخمین زمان فعالیت ها استفاده میشود. به اینصورت که با بهره گیری از فرمول زیر، زمان انجام فعالیت محاسبه خواهد شد.