رصد کردن ریسک ها در پروژه فناوری اطلاعات

رصد کردن و یا مانیتور کردن ریسک ها یک فعالیت مستمر است که باید در طول پروژه انجام گیرد و ریسک های پروژه را رصد کند.

همچنین هرگونه علائم و یا نشانه های وقوع را به دقت بررسی کرده و در صورت لزوم نسبت به اجرای برنامه مقابله و اطلاع رسانی، اقدامات لازم را به انجام رساند.

 

به علاوه، از بابت اینکه برنامه مقابله به موقع و به طور کامل اجرا خواهد شد نیز اطمینان حاصل کند.

 

در مطالب گذشته سایت در مورد مدیریت ریسک در فناوری اطلاعات ، گفته شد که هر عاملی که موجب انحراف و یا مشکلی در برنامه یا اجرای پروژه شود را میتوان به عنوان یک ریسک برای پروژه در نظر گرفت.

همچنین مطالبی در خصوص ریسک های معمول پروژه فناوری اطلاعات ، تشخیص ریسک های پروژه فناوری اطلاعات ، کنترل ریسک پروژه ، تجزیه و تحلیل ریسک های پروژه و برنامه ریزی مقابله با ریسک پروژه فناوری اطلاعات در سایت ارائه شده است.

در این مطلب قصد داریم تا با جمع بندی مباحث مربوط به ریسک پروژه ، در مورد رصد و مانیتور کردن ریسک های پروژه بحث کنیم.

 

بررسی کارآیی و تاثیرات برنامه های مقابله در بعد از اجرا، چگونگی تغییرات در تهدیدات و تشخیص هرگونه تهدید جدید که در نتیجه اجرای طرح مقابله با ریسک پروژه ایجاد شده است نیز بر عهده مانیتورینگ ریسک است.

 

همانطور که پیشتر اشاره شد، رصد کردن ریسک های پروژه امری مستمر بوده و در فواصل معین در طول اجرای پروژه باید انجام گیرد.

به طور اخص مانیتور کردن برای تشخیص ریسک های جدید که در نتیجه اجرای برنامه مقابله ایجاد میشود، مهم است.

 

برنامه مانیتور کردن ریسک های پروژه در حوزه برنامه های عملیاتی کنترل و مدیریت ریسک بوده و نقش عمده ای در موفقیت برنامه مقابله با ریسک دارد.

به دلیل اهمیت بالا، این فرآیند معمولاً توسط مدیر پروژه و یا مدیران ارشد پروژه مدیریت میگردد.

موارد اصلی فرآیند مانیتورینگ ریسک پروژه عبارتند از:

1- رصد کردن و توجه مستمر به علائم ریسک

این مورد معمولاً توسط مالک ریسک اجرا میگردد، اگرچه فرآیند ممیزی میتواند توسط تیم های بیرونی و مدیران پروژه انجام گیرد.

 

2- اطمینان از اجرای فرآیند و سیاست های تعیین شده برای مدیریت ریسک

سیاست های کلی که معمولاً توسط مدیران سازمانی و یا پروژه، تدوین و ابلاغ میگردند.

 

3- تایید اتفاق افتادن ریسک

تایید این مورد برای شروع برنامه و طرح مقابله با ریسک کاملاً ضروری است.

 

4- اطلاع رسانی به وجود آمدن ریسک

یکی از فاکتورهای کلیدی برای کنترل و محدود کردن تاثیرات منفی ریسک ها، ارتباط و اطلاع رسانی به موقع، در زمانی است که ریسک اتفاق می افتد یا زمانی که علائم وقوع ریسک مشاهده میشود.

این مورد میتواند پروژه را برای اجرای برنامه مقابله با ریسک آماده کرده و نیز به کم کردن تاثیرات ریسک و کنترل آن کمک کند.

این اطلاع رسانی زمانی ارزشمند است که در زمان درست اتفاق بیافتد.

اطلاع رسانی سریع بدون در نظر گرفتن تمامی جوانب یا خیلی دیر (زمانی که ارزش اطلاعات از بین رفته باشد) نمیتواند در پروژه تاثیرگذاری مناسبی داشته باشد.

 

5- اجرای برنامه مقابله با ریسک پروژه

تمام زحمات در برنامه مدیریت ریسک در مرحله اجرا عملیاتی میگردد. این برنامه باید به دقت و با جزئیات تعریف شده اجرا گردد.

 

6- بررسی تاثیرات و کارآیی برنامه اجرا شده

هیچ تضمینی وجود ندارد که برنامه مقابله با ریسک ها، تاثیرات قابل انتظار را داشته باشند؛ در نتیجه فرآیند مانیتورینگ برای ارزیابی تاثیرات و اطمینان از گرفتن نتایج مورد انتظار و نیز انجام فعالیت های اصلاحی لازم و خارج از برنامه برای تضمین موفقیت، ضروری است.

به عبارت دیگر، رصد کردن اجرای برنامه مقابله با ریسک، یک فاکتور کلیدی در مشخص کردن نیاز و تصمیم گیری در اجرای فعالیت های بیشتر در رابطه با ریسک می باشد.

به طور کلی دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است باعث عدم گرفتن نتایج مورد نظر در برنامه مقابله با ریسک شود، که اهم آنها عبارتند از:

– اطلاعات نادرست یا ناکافی در زمان آماده سازی برنامه

– در نظر گرفتن پیشفرض های نادرست

– اجرای نادرست برنامه و رعایت نکردن کامل فرآیندهای طراحی شده

– ریسک های ثانویه که ممکن است در نتیجه اجرای برنامه مقابله با ریسک تولید شوند.

– تغییرات در شرایط و موارد پروژه (از زمان برنامه ریزی تا اجرا)

این مورد برای پروژه های فناوری اطلاعات بسیار متداول است و ممکن است شرایط پروژه در طول اجرا، دچار تغییر شود؛ خصوصاً برای پروژه های دراز مدت.

 

7- مرور ریسک ها و جستجو برای ریسک های جدید

امکان تشخیص تمامی ریسک های پروژه در مراحل اولیه پروژه وجود ندارد.

بهتر است بازبینی و مرور مداوم در فواصل معین، برای تشخیص ریسک های جدید و نیز مشخص کردن تغییراتی که ممکن است در جزئیات ریسک ها به وجود آمده باشند، در برنامه اجرایی قرار داشته باشد.

 

8- مانیتور کردن تاثیرات نامطلوب اجرای برنامه های مقابله با ریسک

این مورد در زمانی که برنامه های مقابله با ریسک شامل موارد پیچیده، اجرای برنامه های جایگزین یا تغییرات اساسی در پروژه است، اهمیت بیشتری پیدا میکند.

 

9- تغییرات احتمالی در اولویت ریسک ها

این امر کاملاً متداول است و بنا به دلایل مختلف، اولویت ریسک ها ممکن است دچار تغییر شوند.

 

10- ممیزی کردن اجرای فرآیند مدیریت ریسک

ممیزی باید به صورت اتفاقی و تصادفی در فواصل زمانی معین و با جزئیات متفاوت صورت گیرد.

 

 

ورودی فرآیند مانیتورینگ ریسک های پروژه فناوری اطلاعات

ورودی ها به فرآیند مانیتورینگ ریسک ها عبارتند از:

1- برنامه مدیریت ریسک

 

2- ریسک ها و کلاس بندی آنها

منظور مشخص کردن مواردی است که باید کنترل شوند به همراه میزان اهمیت آنها

 

3- برنامه های دیگر پروژه

به خصوص برنامه مدیریت ارتباطات، در خصوص اطلاع رسانی ریسک ها

 

4- تغییرات پروژه

هر تغییری در پروژه میتواند منشأ ریسک های مختلف باشد.

 

 

خروجی فرآیند مانیتورینگ ریسک های پروژه فناوری اطلاعات

خروجی های اصلی مانیتور کردن ریسک ها عبارتند از:

1- کارها و موارد اصلاحی

این مورد مهم ترین خروجی است و معمولاً برای اصلاح اشتباهات و نیز انحرافات از برنامه اصلی ضروری در نظر گفته میشود.

 

2- به روزرسانی

منظور به روزرسانی ها در رابطه با ریسک ها است؛ به طور مثال:

– به روزرسانی ریسک ها با توجه به ریسک های جدید

– به روزرسانی اولویت ها و فوریت ها

– به روزرسانی در رابطه با برنامه مقابله با ریسک ها

 

3- برنامه های جدید برای ریسک های جدید